Les documents (connaissement, facture de la marchandise et le bordereau électronique de suivi de la cargaison) sont remis à l'importateur par le fournisseur de la marchandise. C'est le fournisseur qui prend en charge les opérations de transport (selon les termes fixés avec l'importateur).

L’importateur prend contact avec un commissionnaire agréé pour les formalités douanières. Il établit une cotation (une estimation des frais à payer à toutes les structures qui interviendront dans le processus pour que la marchandise soit en possession de l’importateur, inclus les frais du commissionnaire).

Le commissionnaire agréé remet la cotation au client séance tenante ou maximum 24h après la demande. Dans ce dernier cas, il arrive que le commissionnaire dépose lui-même la cotation chez l'importateur. L'importateur peut envoyer un courrier au commissionnaire agréé pour faire sa demande de cotation.

Nous prenons l'exemple de la Société Mondiale de Consignation et de Transit de Cotonou.